Arqueo de Caja
Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Contabilidad de caja
Mucho se habla de la contabilidad de caja o por el sistema de caja, ¿pero qué es en sí la contabilidad de caja?
La contabilidad de caja, conocida también como contabilidad por el sistema de caja, consiste en reconocer los ingresos cuando efectivamente son recibidos, y los gastos cuando efectivamente son pagados, desembolsados.
De allí viene el nombre de contabilidad de caja, puesto que los valores sólo son reconocidos cuando entran o salen de la caja.
El mejor ejemplo para explicar este sistema de contabilidad, es cuando se hace una venta a crédito. En este caso, se hace la venta pero por ser a crédito no ingresa nada a caja, por tanto no se reconoce ninguna venta o ingreso.
Si la venta a crédito se realiza el 10 de enero, en esa fecha no se reconoce ni registra nada. Si el pago lo hacen un mes después, será en febrero en que se reconozca o registre el ingreso de la venta.
Igual sucede con los gastos. Estos sólo se reconocen en el momento en que salga el dinero de la caja, en que sucede afectivamente la erogación.
En la contabilidad de caja nada se registra o reconoce hasta tanto no haya pasado por caja, hasta tanto no ingrese o salga de la caja.
En la contabilidad por el sistema de caja, como se puede observar, sólo se reconocen hechos consumados; no se contabilizan derechos, como en el caso de la venta a plazos, que aunque se ha adquirido el derecho a cobrar un valor y ese derecho está respaldado por un título valor [factura], no se reconoce hasta tanto ese derecho se haga efectivo, es decir hasta que el cliente pague la factura.
AL REALIZAR EL ARQUEO DE CAJA SE PUEDEN PRESENTAR LOS SIGUIENTES CASOS:
- 1. El dinero que hay en caja coincida exactamente con el saldo de la cuenta caja (Efectivo según arqueo = saldo según libros).
- 2. El dinero resultante en el arqueo sea menor que el saldo en caja (Efectivo según arqueo < saldo según libros) presunto faltante.
- 3. El dinero resultante en el arqueo sea mayor que el saldo en caja (Efectivo según arqueo > saldo según libros) presunto sobrante.
En empresas pequeñas el arqueo lo realiza el cajero, propietario o administrador, en las empresas medianas y grandes el arqueo lo realiza un Auditor interno o Revisor Fiscal.
Los arqueos se realizan periódicamente, y pueden ser todos lo días, semanalmente, intempestivamente.
El recuento físico es registrado en un formato de arqueo de caja
Cuando en el arqueo resultan faltantes como en el caso anterior estos pueden deberse a:
- 1. Pagos que realizó el cajero y no se registraron. Ejemplo: Se envió al mensajero con documentación de la empresa, el cajero le entregó $5.000 para dicho Gasto. El mensajero aún no ha entregado el recibo y el cajero olvidó que había hecho ese pago. El registro quedaría de la siguiente manera:
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5135 |
SERVICIOS |
$5,000 |
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513540 |
CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS |
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1105 |
CAJA |
$5,000 |
|||||
|
110505 |
GENERAL |
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1105 Caja |
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| 1,710,000 | 5,000 |
| 1,710,000 | 5,000 |
| 1,705,000 | |
- 2. Las sumas pagadas de mas o retiradas por el cajero, en este caso ya es responsabilidad del cajero el faltante producido, ya que pago de más algún gasto o retiró de manera arbitraría el dinero de caja, en este caso el registro quedaría de la siguiente manera:
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1365 |
CUENTAS X COBRAR A TRABAJADORES |
$5,000 |
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136530 |
RESPONSABILIDADES |
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|
1105 |
CAJA |
$5,000 |
|||||
|
110505 |
GENERAL |
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Si el empleado paga de su propio bolsillo se reversa el anterior registro.
Cuando en el arqueo resultan sobrantes estos pueden deberse a las siguientes situaciones:
- 1. Ingresos recibidos por el cajero y que no han sido contabilizados, Ejemplo:
Suponemos que el ingreso no contabilizado corresponde a un pago hecho por un cliente y no abonado a su cuenta, entonces el registro quedaría de la siguiente manera:
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1105 |
CAJA |
$10.000 |
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110505 |
GENERAL |
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|
1305 |
CLIENTES |
$10.000 |
|||||
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130505 |
NACIONALES |
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- 2. Si el sobrante se produjo por una suma cobrada de más por el cajero y no se logra determinar el origen de ese sobrante, éste se considera en definitiva como un ingreso para la empresa. El registro quedaría:
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1105 |
CAJA |
$10.000 |
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|
110505 |
GENERAL |
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4295 |
DIVERSOS |
$10.000 |
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429553 |
SOBRANTES DE CAJA |
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Cuando el sobrante es de cierta consideración que induzca error debe llevarse a una cuenta de acreedores varios hasta que se investigue el sobrante, Ejemplo:
El registro quedaría:
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1105 |
CAJA |
$400.000 |
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110505 |
GENERAL |
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2380 |
ACREEDORES VARIOS |
$400.000 |
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238020 |
REINTEGROS POR PAGAR |
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Si no se establece el sobrante
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2380 |
ACREEDORES VARIOS |
$400.000 |
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238020 |
REINTEGROS POR PAGAR |
||||||
|
4295 |
DIVERSOS |
$400.000 |
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429553 |
SOBRANTES DE CAJA |
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Ejercicios de aplicación
Al practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente situación:
- 1. Se produjo un gasto por concepto de fotocopias pagado por el cajero por $3.000 el cuál no fue contabilizado en caja.
- 2. Registre contablemente el punto anterior.
Al practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente situación:
- 3. Al revisar la información se encuentra que el cajero a efectuado los siguientes gastos, los cuales no fueron contabilizados:
*Valor pagado por envíos al correo $11.000
*Transporte Urbano (Taxis) $5.000
- 4. Suponer en el caso anterior que el saldo en libros es de $745.000.
NOTA: PARA ESTOS CASOS LOS FALTANTES Y SOBRANTES NO SON JUSTIFICADOS.
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